Simply Send
在 Google 表單送出後自動回覆 Email 確認郵件
Google 表單更容易操作使用,維持
Google 設計一貫乾淨簡潔,其中有個特色是支援擴充功能!在現有功能外還可依照需求延伸。
因此本文要來介紹一個搭配 Google 表單使用的「Simply Send」,能在使用者提交表單後,將設定好的
Email 自動回傳到對方信箱,同時也支援夾帶附件,讓單向表單也能發揮雙向連結的功用喔!
一、
二、
在外掛程式右上角的搜尋框輸入「Simply Send」,就能找到這項功能,點選「+ 免費」來把它安裝到現有的 Google Forms,在第一次安裝時會跳出授權提示,其中會詢問你是否允許讓這個程式來讀取你的表單,沒問題的話按下「允許」就能將它加入。
首先,從「Simply Send」把上面的開關調整到「ON」來啟用這項功能,接著設定那些人可以收到自動回覆 E-mail,假如你希望在填寫表單後立即收到郵件,可以勾選「Add recipent from form field」,然後選擇表單內的 E-mail 欄位。
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讓我們繼續完成設定,在「 Subject 」欄位裡,填寫想要顯示出來的信件主旨。
還可以勾選「 Append form field to
subject 」,然後選擇報名表中的某一個填寫項目,把該項目內容也放入主旨,例如對方的姓名,這樣對方收信時會更加覺得獨一無二。 最後,我們要來設定「Body」也就是郵件內容,這部分支援 HTML 程式碼,如果你要分成多個段落的話,最好可以加上 <p>
</p> 標籤來分隔不同段內容(以免最後收到時內容全部擠在一起顯示)。 比較特別的是「Simply Send」允許你帶入表單欄位,例如你在表單使用「姓名」框,只要在郵件內容填入像這樣的文字: <<購買人>>,謝謝你購買 臺東鳳梨頂級貨 訂購單明細如附件 對方收到時,看到的內容就會像這樣: Artieking,謝謝你購買 臺東鳳梨頂級貨 所有在表單出現的欄位都能利用這個設定來帶入動態值,讓郵件內容有更多的變化。 如果你希望在回覆時搭配上附件內容,例如可能在報名活動後,自動把活動相關內容回傳給報名者,也可以搭配「Attach merged document」選項來加入附件功能。附帶文件設定在通知信插入附件檔案
接著更強大的地方是,「 Simply Send 」外掛還可以在通知信裡插入我們客製化的文件檔案!這對想要附上地圖、海報或任何活動相關資料的需求來說,更加方便。
方法是我們要勾選通知信設定下方的「 Attach merged document
」,然後點擊「 Configure 」做設定,這時候會另外彈出一個附加文件的設定視窗。
在這個新的附加文件設定視窗中,先點擊左下方的藍色[ Setup ]按鈕,讓他在我們的 Google 雲端硬碟自動產生一個文件範本,以及儲存未來寄出的附加檔案的資料夾。
同樣的我們可以在「 Title 」設定附加文件的主旨,並且在「 Create As 」選擇檔案格式為[ PDF ],接著,我們點擊上方「 Template Document 」後的連結,開始客製化文件範本。
如下圖